企业部门职能设计策略简述

2018-06-02 08:01 老黄牛

企业部门职能设计策略简述
（以采购部职能设计为例）

 
       “巩老师，您是做咨询的，一定有很多资料，您能不能给我提供一个做的比较好的采购部门的部门职能说明书？我问他怎么了，他说我们公司原有的部门职能说明书执行的不太好，因此，我们想做一个更好的，如果您能给我一个更好的部门职能说明书，我们可以参考一下。我说部门职能说明书没有最好的，只有适合的，而是否适合取决于企业的背景”以上这样的对话和请求，我经历了很多次，但是我发现我越是想给对方说明白，对方反而认为我是想有所保留。
        为什么会这样呢？后来我发现，这源于很多人缺乏组织制度设计的理论知识，从而将组织制度设计过程考虑的过于简单化。为了帮助人们转变观念，我将从基本概念、设计原理、相关案例方面做一些知识普及，希望能对需要进行组织制度设计的人们有所启发。
 
1基本概念

1.1采购业务流程
1.1.1采购业务流程的定义：采购业务流程是指为企业内部客户提供物资资源供应支持，推动内部客户工作有效开展的流程。
1.1.2采购业务流程的作用：供应及时、质量稳定、减少误工，满足内部客户（物资使用部门）的需要。
1.1.3常见的采购业务流程：供应商选择流程、供应商开发流程、供应商维护流程、供应商评估流程、物资需求申请流程、供应商询价流程、采购合同签订流程、物资接收流程、物资领用流程、付款流程等等。

1.2业务控制流程
1.2.1业务控制流程的定义：业务控制流程是指为了保证业务流程有效运行的流程。
1.2.2业务控制流程的作用：预防腐败、减少差错、控制风险、降低成本，满足股东的需要。
1.2.3常见的业务控制流程：预算流程、计划流程、审核流程、审议流程、审批流程、审计流程、决算流程等等。
 
2采购部职能设计

2.1设计原理
 采购部职能内容主要以下几个方面决定：
（1）供应物质规模；
因为物质供应规模越大，采购业务活动的规模也就越大，业务活动的规模越大，那么越需要业务流程进一步分工，而从降低单一岗位的劳动强度，提高单一岗位的专业化程度。
（2）企业的业务战略要求；
    因为不同的业务战略对采购业务活动的要求不一样。比如以质量为优先级的企业业务战略，那么就需要保障采购业务活动是以质量为优先级，因此，就需要企业设计更加精准的采购业务流程，也就需要采购部职能设计的更加精准。
（3）与采购业务相关部门职能的情况；
    采购业务流程与业务控制流程贯穿了企业内部多个部门，为了保证整个流程的顺畅，就需要平衡采购部职能与其它部门职能之间的关系，否则就会因为某一个环节的瓶颈，导致采购部职能无法正常履行。
（4）企业老板的放权意愿。
    企业规模不断成长的过程，就是企业老板不断放权的过程，但是由于企业老板的工作习惯，在企业规模小的时候，曾经承担了大量的采购业务流程工作，那么当企业规模不断成长的时候，如何放权，如何解决放权后的控制问题，都是需要精心设计的。

2.2设计举例
2.2.1供应物资规模较小、追求灵活性的小企业；

在追求灵活性的小企业，采购部门职能主要负责物资的接收工作，整个采购业务流程几乎没有控制流程，而是靠企业老板承担采购业务关键环节来控制风险。
2.2.1供应物质规模相对较大、追求供应稳定的中小型企业；
 
   在供应规模较大、追求运营稳定的中小企业，采购部门承担的主要职能是负责按照企业老板供应商选择标准的要求开发备选供应商，负责定期的供应商洽谈与询价，负责与供应商签订合同，负责物资的接收工作等等。由于供应规模较大，而企业老板又没有太多的精力亲自承当采购业务流程的责任，因此只能通过设计和承担一些控制流程，比如供应商的审批、物质需求申请的审批，来降低成本、预防腐败。
 

青牛经营咨询技术研究院巩老师
2018年6月1日